Regulamin zakupów i udzielania zamówień

1. Cel Regulaminu

Regulamin określa zasady i procedury dokonywania zakupów towarów i usług w Fundacji KOBEL – Kobiety Bez Lęku.

Celem Regulaminu jest zapewnienie: gospodarności i celowości wydatków, przejrzystości procesów zakupowych, równego dostępu wykonawców, zgodności z obowiązującymi przepisami i wytycznymi grantodawców.

Regulamin obowiązuje wszystkie osoby dokonujące wydatków lub przygotowujące projekty zakupowe.

2. Zasady ogólne

Wydatki Fundacji mogą być ponoszone wyłącznie: w związku z realizacją celów statutowych, w ramach zatwierdzonych budżetów, przez osoby uprawnione zgodnie z Regulaminem Pracy Zarządu.

Każdy wydatek musi być celowy, racjonalny, uzasadniony merytorycznie i właściwie udokumentowany.

W przypadku rozbieżności interpretacyjnych obowiązuje zasada najbardziej zachowawcza, odpowiadająca standardom kontroli grantodawców.

Wydatkowanie środków publicznych odbywa się zawsze zgodnie z właściwymi wytycznymi instytucji finansującej (FIO, NIW, BGK, FemFund, JST itd.).

3. Progi i tryby udzielania zamówień

A. Zakupy do 2 000 zł netto – Procedura uproszczona

Tryb: bez konieczności zbierania ofert.

Wymagane dokumenty: – faktura lub rachunek, – opis merytoryczny zawierający: cel wydatku, wskazanie projektu/obszaru, osoby odpowiedzialne, – akceptacja Liderki obszaru, – akceptacja finansowa Liderki Finansów (Agnieszka Klepczyńska).

Uwaga: zakaz dzielenia zamówień na mniejsze części w celu obejścia progów.

B. Zakupy 2 001–50 000 zł netto – Rozeznanie rynku

Tryb: porównanie cen/ofert rynkowych (minimum trzy oferty).

Wymagane działania: – zebranie co najmniej 3 ofert (screeny stron, cenniki, odpowiedzi e-mail, katalogi dostawców), – sporządzenie Notatki z rozeznania rynku zawierającej: opis potrzeby, wykaz ofert, tabelę porównawczą, rekomendację wyboru, podpis osoby merytorycznej i akceptującej, – zatwierdzenie przez Zarząd (minimum 2 Członkinie).

Uwaga: w przypadku braku trzech ofert należy opisać powód. Preferowani są wykonawcy gwarantujący bezpieczeństwo beneficjentek.

C. Zakupy powyżej 50 000 zł netto – Zasada konkurencyjności

Tryb: publiczne zapytanie ofertowe.

Wymagane: – opublikowanie zapytania na stronie Fundacji, w bazie konkurencyjności lub innym ogólnodostępnym miejscu, – zapytanie musi zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny, warunki udziału, termin składania ofert (min. 7 dni roboczych), sposób komunikacji, – sporządzenie Protokołu z postępowania (lista ofert, ocena wg kryteriów, wybór oferty), – podpisanie umowy lub zamówienia z wykonawcą.

4. Wydatki wyłączone z progów

Poniższe wydatki mogą być realizowane poza progami, jednak muszą być odpowiednio udokumentowane, a wykonawca wybierany przede wszystkim na podstawie kompetencji: – usługi eksperckie psychologów, terapeutów, trenerów wsparcia, – wykonywanie usług przez Członkinie Zarządu – zgodnie z Polityką Konfliktu Interesów, – wynagrodzenia specjalistek prowadzących działania merytoryczne wymagające zaufania i kwalifikacji.

Uzasadnienie: wartością nadrzędną Fundacji jest bezpieczeństwo beneficjentek, a nie najniższa cena.

5. Obowiązek dokumentowania każdego wyboru dostawcy

Dla każdego wydatku – niezależnie od progu – wymagane jest: – wskazanie osoby odpowiedzialnej za wybór, – opis merytoryczny, – podpięcie ofert/materiałów porównawczych (jeśli dotyczy), – akceptacja finansowa, – jednoznaczne wskazanie projektu/koszyka księgowego.

6. Zakaz dzielenia zamówień

Niedopuszczalne jest: dzielenie jednego zamówienia na kilka mniejszych, manipulowanie wartością zamówienia, wykonywanie zakupów w sposób sztucznie obniżający próg proceduralny.

Naruszenie stanowi wykroczenie przeciw zasadom gospodarności i może skutkować odpowiedzialnością Zarządu wobec grantodawców.

7. Kryteria wyboru dostawców

Przy wyborze dostawcy Fundacja kieruje się: jakością usługi, bezpieczeństwem beneficjentek, rzetelnością, ceną, dostępnością, zgodnością wykonawcy z wartościami Fundacji.

Cena nie jest jedynym kryterium, zgodnie ze standardami NGO i zasadami etycznymi Fundacji.

8. Zamówienia związane z danymi wrażliwymi

1. W przypadku usług obejmujących pracę z osobami doświadczającymi przemocy, Fundacja może wybrać wykonawcę z pominięciem najniższej ceny, jeśli przemawiają za tym bezpieczeństwo i kwalifikacje.
2. Usługi psychoterapeutyczne, interwencyjne, diagnostyczne muszą być świadczone przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
3. Obowiązuje pełna klauzula poufności.

9. Umowy i zamówienia

1. Każde zamówienie powyżej 2 000 zł netto wymaga pisemnej formy (e-mail lub dokument) i zatwierdzenia przez Zarząd.
2. Zamówienia powyżej 10 000 zł wymagają uchwały Zarządu.
3. Umowy z wykonawcami muszą zawierać: zakres prac, terminy, wynagrodzenie, zasady poufności, zasady bezpieczeństwa danych (jeśli dotyczy).

10. Kontrola i odpowiedzialność

1. Za przestrzeganie Regulaminu odpowiada Liderka Finansów i Operacji – Agnieszka Klepczyńska.
2. Zarząd może przeprowadzać kontrole doraźne oraz roczne przeglądy procedur zakupowych.
3. Naruszenia Regulaminu mogą skutkować odrzuceniem wydatku przez księgowość, koniecznością zwrotu środków grantowych lub odpowiedzialnością Zarządu wobec osób trzecich.

11. Archiwizacja dokumentów

1. Dokumentacja zakupowa przechowywana jest przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego, lub dłużej jeśli wymaga tego grantodawca.
2. Archiwizacja może być elektroniczna.

12. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem przyjęcia uchwałą Zarządu.
2. Zmiany wprowadza się uchwałą Zarządu.
3. Regulamin stanowi integralną część systemu dokumentacji Fundacji.